VERBİS NEDİR?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“Kanun”) 16 ncı maddesine göre kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının kişisel veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline (“Sicil”) kaydolması gerekmektedir. Bu kapsamda, Başkanlığımızca Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (“VERBİS”) hazırlanmış olup veri sorumluları bu sisteme kayıt olacaklardır. VERBİS; kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmaları gereken ve işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemidir.
NASIL KAYIT OLUNUR ?
Yurtiçinde yerleşik tüzel kişi veri sorumlularınca VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapılır. Sorularla Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) KVKK Veri Yönetimi Dairesi Başkanlığı Sayfa 6 İlgili alanlar doldurularak PDF formatında başvuru formu sistemden oluşturulur. Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı belge şeklinde Kurumun posta adresine posta yoluyla iletilir veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden PDF formatındaki dosya eklenerek Kurumun KEP adresine iletilir. Kurum tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine “kullanıcı adı” ve “parola” gönderilir. Veri sorumlusu olan tüzel kişi tarafından “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonu aracılığıyla giriş yapıldıktan sonra Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi “irtibat kişisi” olarak atanır. Veri sorumlusu, irtibat kişisi olarak tüzel kişilik bünyesinde çalışan bir kişiyi atayabileceği gibi tüzel kişilik dışında bir kişiyi de atayabilecektir. Atanan irtibat kişisi tarafından VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılır ve gelen ekranlara bilgi girişi yapılarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır.
NE ZAMAN KAYIT OLUNMALI ?
Görüldüğü üzere kayıt tarihleri geçmiştir ve sonradan yükümlü olunacağı için ne yapılmalıdır ?
-Kurulun 2018/88 sayılı kararına göre yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişiler, yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişiler, yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşları için Sicile kayıt olunması gereken en son tarihler belirlenmiş ve ilan edilmiştir. Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin (“Yönetmelik”) 8 inci maddesine göre sonradan kayıt yükümlüsü haline gelen veri sorumluları için belirlenen 30 günlük süre, Kurul kararıyla belirlenen kayıt sona erme tarihlerinden sonra başlayacaktır. Buna göre bir veri sorumlusu, yukarıda ifade edilen veri sorumlusu gruplarından hangisinin kapsamı içinde ise o grup için belirlenmiş kayıt süreleri içerisinde kayıt yükümlülüğünü yerine getirecektir. Bu sürenin tamamlanmasından sonraki bir tarihte kayıt yükümlüsü haline gelmişse, kayıt yükümlüsü olduğu tarihten itibaren 30 günlük sürede kayıt olmak zorundadır.
YÜKÜMLÜLÜKTE İSTİSNA OLANLAR KİMLERDİR?
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER NELERDİR?
Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir. Bu bilgiler Eczane, hastane, poliklinik, diyaliz merkezi, tıp merkezi, estetik merkezi, rehabilitasyon merkezi, tıbbi laboratuarlar, doktor, diş hekimi, diyetisyen, psikolog, fizyoterapist gibi merkezler tarafından toplanmaktadır.
Özet ile ; Çalışan sayınız 50’ den az ve yıllık cironuz 25 milyon TL nin altında olup özel nitelikli kişisel veri toplamıyorsanız, verbis kayıt sistemine kayıt olma zorunluluğunuz bulunmamaktadır. Fakat bu sizin ilgili yönetmelik yükümlülüklerinden muaf olduğunuz anlamına gelmez, özellikle e-ticaret sitelerimizde ad, soyad, mail, telefon ve adres bilgileri alınmakta olup, açık rıza metni ve gizlilik kuralları açıkça belirtilmeli ve bu bilgiler sitenize işlenirken onay alınmadır. Bu doğrultuda bilgiler 3. Kişiler ile paylaşılamaz ve aktarılamaz, talep doğrultusunda bilgileri silinmelidir.